Comment optimiser l'organisation du travail de votre entreprise ?

“La raison d’être d’être d’une organisation est de permettre à des gens ordinaires de faire des choses extraordinaires.”

Le contexte actuel (économique, sanitaire, écologique et numérique) nous amène à repenser nos organisations de travail à différents niveaux, sous l’angle de l’optimisation. L’objectif est de continuer à faire vivre et développer nos projets entrepreneuriaux malgré les différentes difficultés et imprévus de notre temps, tout en respectant les ressources vivantes.

Pourquoi et comment optimiser l’organisation du travail de votre entreprise?

En période de restriction des moyens, organiser le travail devient de plus en plus un véritable casse-tête et une nécessité impérieuse.
Par exemple, lorsqu’un collaborateur part à la retraite ou change d’entreprise, il n’est pas nécessairement remplacé.

En outre, les missions évoluent avec le temps, de même que le paysage institutionnel. Des compétences sont transférées vers d’autres niveaux de pouvoir. Des réorganisations ont régulièrement lieu: fusion de services, transfert de missions, développement ou restriction de la masse salariale, installation du télétravail, réintégration des équipes en présentiel…

Bref, ce contexte économique, sanitaire, écologique et numérique, représente un défi mais est également source d’opportunités pour votre entreprise!
En effet, c’est l’occasion d’anticiper, d’examiner de plus près l’organisation de travail de vos services, de mettre à profit et de développer de nouvelles possibilités. Pour cela, comment vous organisez-vous, que devez-vous éventuellement faire autrement, dans quels domaines investir et quels domaines laisser de côté,… pour garantir la qualité et la continuité de vos services?

Le dirigeant que vous êtes doit se concentrer sur les missions tout en tenant compte des besoins et des talents de vos collaborateurs. Votre regard doit sans cesse zoomer et dézoomer.

En effet, votre rôle vous amène à avoir une vision macro de votre entreprise pour pouvoir porter votre vision entrepreneuriale dans le contexte actuel mais aussi une juste conscience du micro c’est à dire de ce qui se passe dans votre entreprise.

Pour cela vous vous appuyez sur vos collaborateurs qui vous apportent certes une vision micro relative à leur position, mais cette vision est forcément ancrée dans des routines et des biais de confirmation qui écornent le regard objectif sur les organisations mises en place.

C’est pourquoi, faire appel à un consultant externe va vous permettre de compléter ce regard porté sur vos organisations sous l’angle de la nouveauté et de la neutralité.

Chez Optimo Coaching, nous vous permettons de :

garder une vue d’ensemble des activités et de “qui travaille sur quoi »
faire émerger les points de frictions dans les process et les relations pour les solutionner
détecter les risques de discontinuité et de qualité insuffisante
fixer des priorités
déterminer l’organisation du travail souhaitée
établir un plan d’action pour y parvenir
optimiser vos organisations de travail pour fluidifier les process et obtenir de meilleurs résultats.

Le saviez-vous ? (statistiques)

Impact des changements d’organisation sur les arrêts de travail (selon l’enquête COI coordonnée par la CEE et L’INSEE):

7% d’AT en moins en moyenne pour les entreprises qui ont connu une restructuration financière (fusion, acquisition, cession ou rachat) (NB: une restructuration s’accompagne souvent de l’utilisation de nouvelles pratiques de travail et de nouveaux équipements plus sécurisés)

9% d’AT en plus lors de changement d’organigramme (NB: les collaborateurs ont plus de difficulté à identifier leurs supérieurs hiérarchiques, d’où des consignes moins claires, floues ou contradictoires impactant négativement leur Qualité de Vie et de Conditions de Travail.)

11% d’AT en moins lors de délocalisation à l’étranger d’une partie de l’activité… mais 3% en moins de productivité!

La solution Optimo Coaching

Comment intervenons-nous ?
Notre méthode est participative. Elle permet:

aux membres de votre équipe de mieux se connaître et de savoir qui travaille sur quoi,
de créer une culture où l’équipe réfléchit et s’accorde sur l’organisation de son travail et sur ce vers quoi elle veut aller à l’avenir

Nous nous appuyons sur l’esprit Kaïzen à chaque phase du process:
1/ Préparation de l’exercice
2/ Identification des activités critiques
3/ Détermination et préparation de l’organisation du travail souhaitée
4/ Introduction des changements
5/ Evaluation de l’exercice
A l’issue de notre intervention, nous vous aurons transmis les clés de l’optimisation d’une organisation afin que vous obteniez une meilleure gestion des acteurs de votre entreprise, mais aussi des process d’amélioration continue des outils et méthodes.

Pascal témoigne

“J’ai fait appel à Optimo Coaching pour m’aider à restructurer et optimiser mon entreprise. J’ai dû repenser toute ma stratégie et restructurer mes services avec une partie qui a été sous traitée. Sabrina m’a aidé à repenser ma vision, réorganiser ma masse salariale, mon organisation et mes locaux. Nous avons opéré les différents changements de manière structurée et progressive sur 3 ans.Tout au long de l’accompagnement, j’ai appris à fluidifier et simplifier mes process me permettant de piloter mon entreprise de manière plus maîtrisée et confortable. J’ai pu me concentrer sur mon développement commercial et le développement de mes services. Le soutien technique et affective que m’a apporté Sabrina a été essentiel dans la réussite de cette transition. Et le plus dingue, c’est que lorsque la crise sanitaire est apparue, les changements que l’on avait précédemment opérés m’ont permis d’être plus proactif et de ne pas couler. Je ne sais pas comment j’aurai fait avec mon ancienne organisation. Je pense que j’aurai mis la clé sous la porte. Merci à toi Sabrina!”

Pascal L. (Chef d’entreprise PME dans le Golfe de St Tropez)